Wenn neue Instandhaltungssoftware läuft, erleichtert sie die Arbeit immens. Damit das klappt, muss zuvor viel Gehirnschmalz investiert werden. Diese Erfahrung machten auch Projektmanager Kevin Fiedler und sein Team bei SGD Pharma Kipfenberg.
Als Kevin Fiedler bei SGD Pharma Kipfenberg anfing, war seine Aufgabe klar: Die Implementierung einer neuen Instandhaltungssoftware am Standort. Die Spezialisten im Altmühltal gehören zum französischen Pharmazieglaskonzern SGD Pharma mit Hauptsitz in Paris.
In Kipfenberg produzieren rund 250 Mitarbeiter rund 62.000 Tonnen Glas. Mehr als 50 der Kollegen beschäftigen sich mit der Instandhaltung der komplizierten Maschinerie rund um Schmelzwanne, Gemengehaus, Formmaschinen, Qualitätsprüfung und Logistik.
Instandhaltungssoftware als einheitliche Lösung
ls Fiedler anfing, war die Instandhaltung – wie so oft – mehr ein organisch gewachsenes Chaos aus Papierstapeln, Excel-Tabellen, Outlook-Ordnern, diversen SharePoint-Listen und dem Erfahrungsschatz einzelner Mitarbeiter als eine einheitliche Lösung. „Jeder hat das so gehandhabt, wie er es für sich am besten fand“, erzählt Fiedler. „Wäre uns ein Mitarbeiter, der sein Wissen nur im Kopf hat, ausgefallen, wären wir vor einem großen Problem gestanden, denn kein anderer hätte gewusst, was wann und wo zu tun ist.“
Also rief Fiedler eine zehnköpfige Projektgruppeins Leben, die nach einer für das komplette Werk passenden Lösung suchen sollte: „Zur Debatte stand am Anfang eine Excel-Basis oder eine Lösung mit Hilfe von SharePoint, in der es schon ein paar Listen gab.“ Doch diese Pläne verwarf die Gruppe schnell wieder: „Viele Laufwege, Zettel ausdrucken, Zettel einscannen, Zettel unterschreiben - das war eine Katastrophe“, erinnert sich Fiedler. Also musste – das war den Beteiligten schnell klar – eine neue Softwarelösung her.
Kevin Fiedler, Projektmanager bei SGD Pharma Kipfenberg, war für die Einführung einer neuen Instandhaltungssoftware verantwortlich. - Bild: SGD Pharm
Implementierung als internationales Projekt
Inzwischen waren die Bemühungen der Kipfenberger in der Pariser Konzernzentrale nicht unbemerkt geblieben. Dort wusste man, dass auch ein französisches Werk nach einer neuen Instandhaltungssoftware suchte – also wurde Fiedlers Gruppe „internationalisiert“ und das Ziel gesetzt, eine Lösung zu finden, die auf alle Standorte von SGD Pharma ausgerollt werden konnte.
„Zu Beginn hatten wir je einen deutschen und einen französischen Produktvorschlag“, sagt Fiedler. Beide Lösungen wiesen aber Nachteile auf: Die Sprache. So waren beide Programme nur in der jeweiligen Landessprache wirklich nutzbar. „Ich fand die französische Lösung zwar gut“, sagt Fiedler. „Aber außer auf Französisch war der Support nur in Englisch verfügbar - das hätte nicht für alle meine Mitarbeiter gepasst.“ Außerdem habe es bei der französischen Software nur einen deutschsprechenden Support-Mitarbeiter gegeben. „Wenn der geht, habe ich keine Garantie, dass der Anbieter wieder einen Mitarbeiter einstellt, der Deutsch spricht.“
Anforderungsmatrix als Entscheidungshilfe
Die Gruppe erstellte also eine Matrix, in der alle Anforderungen an die neue Instandhaltungssoftware – also auch der wichtige Punkt Sprache – aufgeführt, geclustert und gewichtet wurden. „Sie musste in Französisch, Deutsch, Chinesisch und Englisch verfügbar sein“, sagt Fiedler. „Dann haben wir mehrere mögliche Lösungen vom Preis her bewertet und was kann man machen oder eben nicht kann.“ Am Schluss stand eine Zahl. Und ein Sieger: Das niederländische Produkt Ultimo in einer cloudbasierten As-a-Service-Lösung.
Ohne Werksstruktur geht nichts
Doch mit der Auswahl des Programms war es nicht getan. Denn um die Software effektiv einsetzen zu können, musste erst eine Werkstruktur erstellt werden. „Das gab es bei uns bis dahin nicht“, erzählt Fiedler.
Also machten sich sein Team und er daran, jedes Gebäude, jede operative Einheit, jede Maschine exakt aufzuschlüsseln: „Wir haben entschieden, das Werk auf sechs Niveaus herunterzubrechen, wobei das Werk selbst keine Stufe ist“, erklärt der Projektmanager. Dazu kommt die Unterscheidung zwischen Prozessfunktionen und Anlagen.
„Prozessfunktionen sind Funktionen, die wir immer haben werden, die sich aber baulich verschieben können – zum Beispiel die Produktionshalle. Anlagen dagegen sind Produktionsmaschinen, die wir je nach Verschleiß austauschen, wie eine Produktionsmaschine (IS31 = Individual Section 31, Anm.d.Red.).“ So entstanden die beiden nächsten Stufen.
Dann wurde weiter heruntergebrochen bis zu einzelnen Bauteilen, bis jede Anlage gesetzt war.
Vorhandenes Wissen nutzen
Um diese Aufteilung möglichst praxisgerechtvorzunehmen, griff Fiedler auf das Wissen der Abteilungsleiter zurück: „Die Kollegen kennen ihre Bereiche genau und wissen, welche Bauteile relevant sind“. Nach rund eineinhalb Monaten waren alle Bereiche des Werkes so weit wie möglich erfasst.
Nun musste die erarbeitete Struktur in Ultimoübertragen werden. „Das hat natürlich alle viel Zeit und Nerven gekostet. Schließlich war es ein neues System, vieles musste erklärt werden und es passierten kleinere Fehler“, erinnert sich Fiedler. Doch dem Ingenieur ist klar, dass eine endgültige Erfassung nie vorliegen wird: „Es werden immer Neuerungen oder Verbesserungen auftauchen, neue Anlagen oder neues Material. Unser System lebt und ist zu 99 Prozent als Wartungssystem bei uns implementiert - das restliche eine Prozent wird ständig aktualisiert.“
Wartungsmodelle entwickeln
Eine weitere große Herausforderung war die Implementierung von periodischen Wartungsmodellen – einer weiteren Neuerung, die im Zuge der Instandhaltungssoftware in Kipfenberg eingeführt wurde. „Das war schon zum Teil nervenaufreibend“, erinnert sich Fiedler
„Neben der Erarbeitung, die schon herausfordernd war, musste viel erklärt und geschrieben werden.“ Gerade die Beschreibung der einzelnen Schritte stellte die Kollegen oft vor Schwierigkeiten: „Es war teilweise sehr flach geschrieben aber ich wollte, dass alles so beschrieben wird, dass es jeder versteht, auch wenn er neu ins Unternehmen kommt.“ Fiedler erinnert sich an viele Diskussionen: „Nochmal machen und wieder verändern und hinterfragen und hinterfragen. Das mache ich auch heute noch.“
Inzwischen hat Fiedler weitere Bereiche in die Instandhaltungssoftware aufgenommen, die nicht zum originären Anlagenpark der Glasproduktion gehören: „Wir haben den kompletten Fuhrpark eingebaut, mit den Flurförderfahrzeugen und den personenbezogenen Dienstwägen. Außerdem haben wir auch die Zählerstände aufgenommen.“ Auch die Kollegen kommen immer wieder auf neue Möglichkeiten, wie die Wartung an einem bestimmten Teil oder in einem bestimmten Bereich verbessert werden könnte.
Keine vergessenen Aufträge mehr
Die Instandhaltung bei SGD Pharma Kipfenberg läuft mittlerweile komplett über Ultimo. Auch Wartungspläne für die Anlagen wurden erstellt. „So weiß immer jeder Mitarbeiter, was er wo zu tun hat“, sagt Fiedler. „Es wird nichts mehr vergessen.“ Denn durch die ständige Pflege der Pläne und die Möglichkeit, dass jeder Werksangehörige einen Schaden in seinem Bereich melden kann und dieser automatisiert an den zuständigen Instandhalter weitergeleitet wird, kann kein Auftrag mehr übersehen werden.
„Das System erinnert uns an jeden einzelnen Auftrag – und wenn einer davon nicht als ausgeführt bestätigt wird, wird die Meldung an den jeweiligen Vorgesetzten weitergeleitet“, erklärt Fiedler.
Außerdem kann die Konfiguration oder die Einpflege neuer Daten vor Ort ohne Support durch Ultimo-Mitarbeiter durchgeführt werden. „Wir erstellen uns unsere Dashboards selbst und nutzen die Software auch, um neue Abfragen einzuführen.“
Klare Aufgabenverteilung
Die Berechtigungen innerhalb der Instandhaltungssoftware ist hierarchisch geregelt. An der Spitze steht Projektmanager Fiedler – er ist der Supervisor, kann unter anderem Codes ändern und Rollen verteilen. Dann folgen die Abteilungsleiter als Teamleader. Sie vergeben die Aufgaben und checken, ob diese adäquat erledigt wurden. Die jeweiligen Fachkräfteerhalten die Aufträge, die an sie vergeben wurden und können sie dann – je nach Protokoll – abarbeiten und dies bestätigen.
Die Software erfüllt auch eine weitere wichtige Funktion: Findet ein Audit für Kunden oder die diversen Zertifizierungen des Unternehmens statt, können die Auditoren auf alle relevanten Daten zugreifen. „Dafür haben wir in Ultimo eine reine Viewer-Rolle – die Kollegen können alles sehen, aber nichts verändern.“
6.000 Aufträge im Jahr
Einen Schaden oder Defekt melden kann jeder Werksangehörige. Mit seiner Kennung kann er den Instandhaltern mitteilen, ob beispielsweise sein Stapler defekt oder das Licht in seinem Büro ausgefallen ist.
Dies leitet die Software weiter. „Die Abteilung, die angegeben wurde, kann den Auftrag dann annehmen oder – weil der Mitarbeiter die falsche Abteilung gewählt hat – ablehnen und weiterleiten. Möglicherweise muss der Auftrag auch nach außen vergeben werden, dann wird das ebenfalls über die Software geregelt.“ Pro Jahr erledigen Fiedlers Kollegen so rund 6.000 Aufträge.
Vor Beginn der Implementierung stieß Fiedler mit seinen Plänen zu einer neuen Instandhaltungssoftware nicht bei allen Mitarbeitern des Standortes auf Begeisterung. Doch in der Zwischenzeit hat sich das System gut etabliert und wird angenommen: „Die Mitarbeiter haben erkannt, dass es vieles für sie einfacher und schneller macht.“ Das funktioniert so gut, dass Verbesserungsvorschläge oft aus den Reihen der Facharbeiter kommen, die mit Instandhaltung eigentlich nichts zu tun haben.
Mobilgeräte im Einsatz
Bei SGD Pharma Kipfenberg werden die Mitarbeiter auch mit mobilen Endgerätenlosgeschickt, um zum Beispiel Laufrouten zu kontrollieren. „Momentan sind es fünf bis sechs Mobilgeräte im Einsatz. Aktuell sind wir Definitionsphase für jede Abteilung ob ein Smartphone oder Tablet gebraucht wird.“
Für die Laufrouten können Bilder in Ultimo eingebunden werden, damit der Mitarbeiter genau sehen kann, ob an dem zu prüfenden Gerät etwas vom Soll abweicht. „Wenn etwas nicht stimmt, kann er gleich per Mobilgerät einen Folgeauftrag auslösen“, erklärt Fiedler. Die zur Instandhaltungssoftware gehörige App nutzt man in Kipfenberg nicht, sondern bedient sich der mobilen responsive Website der Software.
„Es war viel Arbeit, bis die Instandhaltungssoftware bei uns implementiert und im Arbeitsalltag angekommen ist“, sagt Fiedler. „Aber die Ersparnis an Zeit und der Zugewinn an Effektivität ist bemerkenswert.“
